tugas 2 Sistem Informasi Akuntansi

Minggu ke V
5.      Aplikasi-Aplikasi siklus pendapatan dan pengeluaran

5.1  Aplikasi siklus pendapatan

Siklus pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen. Perusahaan yang masih menggunakan system proses manual , dokumennya berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi memudahkan dalam pencatatn peneluaran dan pendapatan

Tujuan perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan :

1.      Mencatat permintaan penjualan agar tepat dan akurat

2.      Memverifikasi kelayakan kredit konsumen

3.      Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian

4.      Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar

5.      Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat

6.      Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang

5.2  Aplikasi siklus pengeluaran

Siklus ini memproses transaksi yang menggambarkan peristiwa ekonomi berikut : permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban untuk membayar barang, dan membayar untuk barang itu.

Pada siklus ini, sistem akuntansi yang didasarkan pada komputer menggunakan empat aplikasi :

1. Aplikasi pembelian.

2. Aplikasi penerimaan.

3.  Aplikasi surat bukti.

4.  Aplikasi disbursemen kas.

Tujuan system pengeluaran yaitu:

1.      Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.

2.      Menerima barang dalam kondisi baik.

3.  Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.

4.      Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.

5.      Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.

Minggu Ke VI
6.      Aplikasi-Aplikasi siklus produksi dan keuangan

6.1    Aplikasi-Aplikasi siklus produksi

  Aplikasi siklus produksi = siklus yang didalamnya terdapat aspek-aspek untuk memproduksi barang atau jasa.

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

• Perancangan Produk
• Perencanaan dan Penjadwalan
• Operasi Produksi
• Akuntansi Biaya

6.2    Aplikasi siklus keuangan

Aplikasi siklus keuangan = Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan kapital dan penggunaan kapital untuk memperoleh pemilikan.

Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :

1. sistem pemilikan.

2. sistem catatan jurnal.

3. Sistem pelaporan keuangan.

1.      Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?

• Entri pesanan penjualan

Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:

• Mengambil pesanan dari pelanggan
• Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
• Memeriksa ketersediaan persediaan
• Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:

• Mengambil dan mengepak pesanan
• Mengirim pesanan tersebut

Penagihan dan Piutang UsahaAktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:

• Penagihan ke para pelanggan
• Memelihara data piutang usaha

Penagihan KasLangkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan

• Menangani kiriman uang pelanggan
• Menyimpannya ke bank

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

2.      Siklus Pengeluaran
   Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
   Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?

a. Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

   Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

• Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
• Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
•  Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
•  MRP (material requirement planning

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

• JIT (just in time) 

        Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan               maupun kekurangan persediaan.

b.      Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

·      Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

•     Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

1.       Memutuskan apakah menerima pengiriman. 
2.       Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

·         Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran.

1.      Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

2.      Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

3.      Siklus Produksi

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

- Perancangan Produk

Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.
Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

- Perencanaan dan Penjadwalan
Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.
Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

- Operasi Produks
Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi aktual dari produk.
Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan.

-  Akuntansi Biaya
  Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.

Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

i. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi

- Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

- Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan  untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

4.    Siklus Keuangan/ Penggajian

Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian ?

i.        Perbarui File Induk Penggajian
ii.   Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
iii   Validasi Data Waktu dan Kehadiran
iv   Mempersiapkan Penggajian
v    Membayar Gaji
vi   Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

vii  Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain

Minggu Ke VII

7.      Pengembangan Sistem : Suatu Survey

7.1    Siklus hidup pengembangan system

Sistem Informasi adalah suatu sinergi antara data, mesin pengolah data (yang biasanya meliputi komputer, program aplikasi dan jaringan) dan manusia untuk menghasilkan informasi. Jadi sistem informasi bukan hanya aplikasi perangkat lunak. Sistem Informasi ada pada hampir setiap perusahaan atau instansi untuk mendukung kegiatan bisnis mereka sehari-hari. Biasanya porsi pengerjaan pengembangan sistem informasi diserahkan kepada orang-orang yang bekerja di bidang Teknologi Informasi.

Dalam membangun suatu sistem informasi (dalam hal ini lebih mengacu kepada pengertian aplikasi perangkat lunak) digunakan metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle atau SDLC). SDLC terdiri dari sejumlah tahapan yang dilaksanakan secara berurutan. Secara umum tahapan dari SDLC adalah sebagai berikut:

1.      Pengumpulan data (data gathering)

Jika sudah ada sistem yang berjalan sebelumnya maka perlu dilakukan pengumpulan data dan informasi yang dihasilkan dari sistem yang ada. Pengumpulan laporan (report), cetakan (print-out), dsb baik yang sudah ada maupun yang diharapkan untuk ada pada sistem yang baru. Interview danquestionnaire terhadap orang-orang yang terlibat dalam sistem juga mungkin perlu dilakukan. Apabila sistem yang akan dikembangkan benar-benar baru (belum ada sistem informasi sebelumnya) maka pada tahapan ini pengembang bisa lebih menekankan kepada studi kelayakan dan definisi sistem.

2.      Analisa Sistem

Jika tahapan pengumpulan data dilakukan dengan melibatkan klien atau pengguna sistem informasi, maka mulai dari tahapan analisa lebih banyak dilakukan oleh pihak pengembang sendiri. Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dikembangkan. Mendefinisikan objek-objek yang terlibat dalam sistem dan batasan sistem.

3.      Perancangan Sistem (design)

Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD). Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian membuat basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan menentukan form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi dan jika diperlukan menentukan juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan digunakan baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada saat implementasi (deployment).

4.      Penulisan kode program (Coding)

Programming (desktop application) atau Scripting (web-based application) hanyalah salah satu tahapan dari siklus hidup pengembangan sistem. Tahapan ini dilakukan oleh satu atau lebih programmer. Jika tahapan analisa dan perancangan sistem telah dilakukan dengan baik, maka porsi tahapan coding tidaklah besar.

5.      Testing

Biasanya tahapan ini dilakukan oleh Quality Assurance dari pihak pengembang untuk memastikan bahwa software yang dibangun telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu metodenya bisa dengan menginput sejumlah data pada sistem baru dan membandingkan hasilnya dengan sistem lama. Apabila diperlukan maka tahapan ini bisa dibagi menjadi dua yaitu testing oleh pihak pengembang (alpha testing) dan testing oleh pihak pengguna (beta testing).

6.      Instalasi

Pada pengembangan aplikasi Client-Server, umumnya terdapat server untuk development, testing danproduction. Server development berada di tempat pengembang dan dipergunakan selama pengembangan dan bisa juga setelahnya untuk perbaikan aplikasi secara terus menerus (continuous improvements). Server testing berada di tempat pengembang dan bisa juga di tempat pengguna apabila diperlukan beta testing. Setelah aplikasi dirasa siap untuk dipergunakan maka digunakanlah server production yang berada di tempat pengguna. Pada prakteknya di tempat pengembang juga bisa terdapat serverproduction yaitu server yang memiliki spesifikasi hardware dan software yang sama dengan server di tempat pengguna. Hal ini dimaksudkan agar apabila ditemukan error atau bug pada aplikasi di tempat pengguna maka pengembang dapat mudah mencari penyebabnya pada server production mereka.

7.      Pelatihan

Pihak pengembang memberikan training bagi para pengguna program aplikasi sistem informasi ini. Apabila sebelumnya tidak dilakukan beta testing maka pada tahapan ini juga bisa dilangsungkan User Acceptance Test.

8.      Pemeliharaan

Maintenance bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang digunakan oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error dan bug. Pemeliharaan ini biasanya berkaitan dengan masa garansi yang diberikan oleh pihak pengembang sesuai dengan perjanjian dengan pihak pengguna. Lamanya waktu pemeliharaan sangat bervariasi. Namun pada umumnya sistem informasi yang kompleks membutuhkan masa pemeliharaan dari enam bulan hingga seumur hidup program aplikasi.

Secara teori inilah siklus hidup pengembangan sistem. Namun pada prakteknya hal ini tidaklah selalu mulus untuk dilaksanakan. Banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengembangan sistem informasi. Terutama adalah pada faktor manusia yang terlibat. Dari pihak pengembang, kurangnya keahlian dan pengalaman bisa menyebabkan kesalahan dalam satu tahapan sehingga menyebabkan siklus ini harus diulangi dari tahapan yang salah. Bisa terjadi bahwa siklus ini dilakukan sampai berulang-ulang.

Dari pihak pengguna, idealnya perlu bersama-sama dengan pihak pengembang untuk memahami sistem informasi mulai dari awal siklus hidup pengembangan sistem. Namun yang sering terjadi pihak pengguna menyerahkan semuanya kepada pihak pengembang sehingga pada saat implementasi (testing atau training) pihak pengguna tidak menyetujui (menolak) sebagian atau seluruh rancangan dari sistem yang telah selesai dibangun oleh pihak pengembang.

Apabila perlu dilakukan revisi dan pengulangan tahapan siklus hidup pengembangan sistem tentu saja akan menambah beban biaya, tenaga dan waktu dari kedua belah pihak. Hal-hal seperti inilah yang menyebabkan banyak proyek pengembangan sistem informasi gagal atau berhenti di tengah jalan.

7.2    Standar – Standar Dokumentasi

Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Keterbukaan informasi publik merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan Badan Publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008.

7.3    Teknologi dan praktikk pengembangan system

Program studi Sistem dan Teknologi Informasi adalah salah satu program studi baru dalam lingkungan Sekolah Teknik Elektro dan Informatika ITB. Program studi Sistem dan Teknologi Informasi dikembangkan sebagai antisipasi terha dap perkembangan sistem informasi yang sangat pesat. 

Sistem informasi sebagai salah satu bidang akademik pada program sarjana men cakup dua area utama, yaitu area yang berkaitan dengan upaya:

1.     Perencanaan, pengembangan, dan evaluasi atas sistem yang menjadi solusi untuk persoalan pengelolaan informasi bagi organisasi; dan

2. Perencanaan, pengembangan, evaluasi atas pengelolaan teknologi informasi yang digunakan bagi kepentingan sistem informasi organisasi.

Sebagai bagian dari proses peningkatan aktifitas sosial dan ekonomi, masyarakat dunia telah memasuki suatu masyarakat yang berorientasi kepada informasi bah kan lebih jauh menuju masyarakat berpengetahuan (knowledge society). Sistem dan teknologi informasi mejadi salah satu faktor penentu dalam dinamika bisnis dan pengembangan organisasi dan komunitas dalam kehidupan global saat ini. Sistem dan teknologi informasi telah menjadi bagian penting dari kehidupan sehari-hari yang meliputi antara lain ilmu pengetahuan, rekayasa / disain, teknologi, produk, layanan, operasional, dan manajemen. Penggunaan sistem dan teknologi informasi yang efektif dan efisien merupakan elemen penting dalam mencapai keunggulan bersaing. Sistem dan teknologi informasi telah menyatu dalam berbagai bidang ke hidupan, mulai dari perdagangan/bisnis (Electronics-commerce), pendidikan dan pembelajaran (e-education dan e-learning), kesehatan (e-health), budaya, trans portasi, industri, pariwisata, lingkungan, kolaborasi (collaborative working), hingga ke sektor hiburan.

Sesuai dengan daerah kajian dan tantangan yang dihadapi, maka kompetensi yang dirancang untuk dimiliki oleh lulusan program studi Sistem dan Teknologi Informasi meliputi:

1.      Pemahaman atas dinamika persoalan sistem (bisnis, manajemen, regulasi);

2.      Analisis dan sintesis secara sistemik terhadap suatu bidang persoalan dan menghasilkan solusi dalam bentuk desain dan implementasi pada kehidupan nyata;

3.      Adaptasi dan interaksi dengan masyarakat pengguna;

4.      Penguasaan aspek interaksi dalam sistem yang besar (multi dimension);

7.4    Perencanaan dan pengorganisasian proyek system

Perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatau periode tertentu dalam rangka tujuan yang ditetapkan. Sedangkan menurut para ahli adalah :

1.      Bintarao Tjokroaminoto ialah proses mempersiapkan kegiatan kegiatan  secara sistematis yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

2.        Prajudi Atmosudirdja mendefinisikan perencanaan ialah perhitungan dan penentuan tentang sauatu yang akan dijalankan  dalam rangka mencapai tujuan tertentu , siapa yang melakukan , bilamana, di mana, dan bagaimana cara melakukanya.

3.        Handoko ( 2003) meliputi (1)pemilihan atau penetapan tujuan tujuan organisasi., (2) penentuan strategi , kebijakan , proyek, program , prosedur, metode, system, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

A.    Manfaat perencanaan

1.  Standar pelaksaanaan dan pengawasan
2. Pemilihan berbagai alternative terbaik.
3. Penyusunan skala prioritas , baik sasaran mauopun kegiatan,
4. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi’
5. Alat memudahkan dalam berkordinasi dengn pihak terkait
6. Alat untuk meminimalkan pekerjaan tidak pasti.

Pengorganisasian adalah proses membagi kerja kedalam tugas-tugas ynag lebih kecil, membebankan tugas-tugas itu kepada orang yang sesuai dengan kemampuanya, dan mengalokasikan sumber daya, serta msngkoordinasikannya dalam rangka efektivitas pencapaian tujuan organisasi.

B.     Fungsi Organisasi

1.      Organisasi dapat diartikan
      Sebagai memberi struktur, terutama dalam penyusunan / penempatan panitia-panitia dalam pekerjaan yang ada dalam struktur itu.

2.  Organisasi dapat pula ditafsirkan sebagai menetapkan hubungan antara orang-orang kewajiban-kewajiban, hak-hak dan tanggung jawab masing – masing anggota disusun menjadi pola-pola kegiatan yang tertuju pada tercapainya tujuan-tujuan atau maksud-maksud kegiatan-kegiatan pendidikan dan pengajaran.

3. Organisasi dapat diartikan semata-mata mengingat maksudnya, yakni sebagai alat untuk mempersatukan usaha-usaha untuk menyelesaikan pekerjaan – pekerjaan.

sumber : Google|